Faxverzendrapport: wat het toont en hoe u het gebruikt
Wat er in het rapport staat
| Gegeven | Betekenis |
|---|---|
| Datum en tijd | begin en einde van de verzending, voor elke pagina |
| Nummer van de ontvanger | het gekozen faxnummer met landnummer |
| Identificatie van het ontvangende toestel | de naam of het nummer dat het ontvangende toestel doorgeeft |
| Pagina's | hoeveel pagina's zijn verzonden en bevestigd |
| Resultaat | OK of de reden waarom het niet is gelukt |
Wat de melding OK betekent
Faxapparaten communiceren volgens een vast protocol, de aanbeveling T.30 van de Internationale Telecommunicatie-unie. Na elke pagina meldt het ontvangende toestel of de pagina is aangekomen. Staat er OK in het rapport, dan heeft het elke pagina bevestigd.
Wat het rapport niet laat zien
- Of iemand de fax heeft gelezen of afgedrukt.
- Of het faxnummer echt van de gewenste ontvanger is. De identificatie van het ontvangende toestel helpt daarbij, maar is vrij in te stellen.
- De inhoud van de pagina's. Uw bestanden verwijderen wij na verzending, bewaar het verzonden document daarom zelf samen met het rapport.
Zo gebruikt u het rapport
Sla het rapport op samen met het verzonden document. In veel landen geldt een verzendrapport met OK als aanwijzing dat de fax is aangekomen, maar niet als sluitend bewijs. Bij belangrijke termijnen loont daarom een tweede, onafhankelijke weg: dezelfde brief per post. Zie Fax en brief tegelijk.
Bij faxpostal vindt u alle rapporten in uw account. Hoe lang wij ze bewaren, stelt u in bij de instellingen: 90 dagen, 1 jaar of 10 jaar.
Veelgestelde vragen
Waarom staat er niets bij het ontvangende toestel?
Sommige faxapparaten geven geen identificatie door. Dat verandert niets aan het feit dat de pagina's zijn bevestigd.
Krijg ik het rapport ook per e-mail?
Ja, als u dat in de instellingen ingeschakeld laat. Het staat bovendien altijd in uw account.
Wat staat er in het rapport als het niet is gelukt?
De reden, bijvoorbeeld lijn bezet, geen antwoord of geen faxapparaat op dit nummer. Zulke pagina's brengen wij niet in rekening.
Bronnen
- ITU-T-aanbeveling T.30, procedures voor de verzending van documenten per fax, itu.int