Privacy policy

Stand: 02.11.2026
Version: v1.6-2026-11-02

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Freeland LLC
8206 Louisiana Blvd NE, Ste A
Albuquerque, NM 87113
USA

E-Mail: hilfe@faxpostal.com

Im Folgenden „wir“, „uns“ oder „faxpostal“.

Anwendbarkeit der DSGVO: Unser Angebot richtet sich gezielt an Personen in der Europäischen Union. Die DSGVO gilt deshalb nach Art. 3 Abs. 2 DSGVO für alle Verarbeitungen, auch wenn wir unseren Sitz in den USA haben.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen (Art. 37 DSGVO). Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an hilfe@faxpostal.com.

3. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website www.faxpostal.com mit allen Sprachversionen, für das Kundenkonto und für alle Leistungen von faxpostal: Fax senden, Brief und Einschreiben senden, Berichte, Kündigung und Kontakt.

4. Grundsätze

4.1 Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen, etwa Versand Ihrer Sendung, Konto, Abrechnung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: rechtliche Pflichten, etwa steuerliche Aufbewahrung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen, etwa sicherer Betrieb und Schutz vor Missbrauch
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, soweit wir Sie ausdrücklich darum bitten

4.2 Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt. Länger speichern wir nur, wenn das Gesetz es verlangt, etwa für Zahlungsbelege nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre. Die konkreten Fristen stehen bei den einzelnen Verarbeitungen.

4.3 Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung über HTTPS
• Hochgeladene Dateien liegen in einem privaten Speicher und sind nur über zeitlich begrenzte, signierte Links erreichbar
• Anmeldung ohne Passwort mit einem Einmalcode per E-Mail, die Codes speichern wir nur als Prüfsumme
• Die Datenbank ist für Zugriffe über die öffentliche Schnittstelle gesperrt, nur unsere Server lesen und schreiben
• Dateien löschen wir automatisch nach Versand und Einlieferung

4.4 Speicherort

Unsere Server und unsere Datenbank stehen in den USA (Region US-Ost). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 7.

5. Verarbeitungen im Einzelnen

5.1 Aufruf der Website

Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem.

Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität, Sicherheit, Erkennen von Missbrauch.

Länderseite: Beim Aufruf der Startseite ermittelt unser Hosting-Anbieter Vercel aus Ihrer IP-Adresse das Land, damit Sie direkt die passende Länderseite mit Ihrer Währung sehen. Das Land wird nur an Ihren Browser übergeben. Wir speichern es nicht und setzen dafür kein Cookie. Ihre Auswahl im Menü hat immer Vorrang.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Die Protokolle hält unser Hosting-Anbieter Vercel nur so lange vor, wie sie für Betrieb und Sicherheit nötig sind, und löscht sie danach automatisch.

Wir setzen keine Analyse- oder Werbewerkzeuge ein und binden keine Schriften oder Skripte fremder Server ein. Schriften und Texterkennung liefern wir selbst aus.

5.2 Fax und Brief senden

Daten: Ihre hochgeladenen Dokumente mit allen darin enthaltenen Angaben, Faxnummer und Name des Empfängers, Anschrift von Empfänger und Absender, Angaben auf dem Deckblatt, gewählte Versandart, Ihre E-Mail-Adresse, Sendezeitpunkte, Status und Sendebericht. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir zu jedem Upload die IP-Adresse.

Zweck: Umwandlung in Faxseiten und Druckvorlagen, Versand als Fax, Druck und Einlieferung als Brief, Sendebericht und Sendungsverlauf.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die IP-Adresse Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Texterkennung im Browser: Faxnummern und Anschriften in Ihren Dokumenten erkennen wir direkt in Ihrem Browser. Für diese Erkennung verlassen die Dokumente Ihr Gerät nicht.

Dokumente Dritter: Ihre Dokumente enthalten oft Daten anderer Personen, etwa des Empfängers. Wir verarbeiten sie nur, um die Sendung auszuführen. Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie diese Daten übermitteln dürfen.

Speicherdauer:
- Hochgeladene Dateien und daraus erzeugte PDFs löschen wir automatisch kurz nach Abschluss des Versands, also wenn das Fax übertragen oder endgültig gescheitert und der Brief eingeliefert ist.
- Nicht gesendete Uploads löschen wir nach 24 Stunden.
- Sendungsdaten und Berichte bleiben in Ihrem Konto, standardmäßig 12 Monate. In den Einstellungen können Sie 3 Monate, 12 Monate oder 10 Jahre wählen oder Ihr Konto jederzeit löschen.

Empfänger: Telnyx für Faxe, LetterXpress und die Deutsche Post für Briefe, ConvertAPI für die Umwandlung von Word, Excel, HEIC und TIFF in PDF (siehe Abschnitt 6). Der Empfänger Ihrer Sendung erhält selbstverständlich Ihr Dokument.

5.3 Kundenkonto und Login

Daten: E-Mail-Adresse, Spracheinstellung, Land und Währung, Ihre Einstellungen, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Einmalcodes als Prüfsumme mit IP-Adresse.

Zweck: Anmeldung ohne Passwort, Anzeige Ihrer Sendungen, Berichte, Zahlungsbestätigungen und Ihres Abos.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die IP-Adresse bei Codes Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Einmalcodes löschen wir nach zwei Tagen. Das Konto besteht, bis Sie es löschen. Zahlungsdaten bewahren wir danach so lange auf, wie das Steuerrecht es verlangt.

5.4 Zahlung

Daten: Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, soweit Stripe sie für die Zahlung abfragt, Zahlungsmittel, Betrag, Zeitpunkt, Abo-Status.

Zweck: Bezahlung des Passes, des Abos und der Briefe, Zahlungsbestätigungen, Verlängerung und Kündigung des Abos.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Empfänger: Stripe (siehe Abschnitt 6). Kartendaten geben Sie direkt bei Stripe ein. Wir erhalten sie nicht, nur die Marke der Karte und die letzten vier Ziffern. Für die Abbuchungen im Abo speichert Stripe Ihr Zahlungsmittel. Wir speichern dazu nur eine Kennung von Stripe. Löschen Sie Ihr Konto, entfernen wir das Zahlungsmittel bei Stripe.

Speicherdauer: Zahlungsbelege zehn Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB.

5.5 E-Mails von faxpostal

Daten: E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht.

Zweck: Wir senden nur Mails, die zur Leistung gehören: Login-Code, Code für eine neue E-Mail-Adresse, Erinnerung vor der Umstellung des Passes und vor jeder Verlängerung des Abos, Faxbericht. Werbung senden wir nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger: unser Versanddienst Brevo (siehe Abschnitt 6).

5.6 Kontaktformular, Chat und E-Mail

Daten: E-Mail-Adresse, Name, Ihre Nachricht mit Anhängen, bei Kunden die Zuordnung zum Konto, beim Formular die IP-Adresse.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Bis Ihre Anfrage erledigt ist, danach so lange, wie Ansprüche aus der Anfrage entstehen können, in der Regel drei Jahre. Als Spam erkannte und automatische Nachrichten löschen wir nach 30 Tagen.

Kundenservice: E-Mails an hilfe@faxpostal.com und Nachrichten aus dem Formular bearbeiten wir in unserem eigenen Kundenservice System. E-Mails empfangen und senden wir über Brevo, Anhänge legen wir in unserem Speicher ab. Für einen Antwortvorschlag übermitteln wir den Verlauf Ihrer Anfrage an ein KI Modell von Anthropic, bei Kunden auch Angaben zu Abo, Bestellungen und den letzten Sendungen. Jede Antwort prüft und sendet ein Mensch.

KI Assistent im Chat: Der Chat unten rechts beantwortet Fragen mit einem KI Modell von Anthropic. Dafür übermitteln wir Ihre Nachrichten im Chat, Sprache, Land, Währung, die aufgerufene Seite und ob Sie angemeldet sind. Fragen Sie nach dem Status einer Sendung und sind angemeldet, lesen wir den Status aus Ihrem Konto und geben ihn an das Modell weiter. Den Verlauf speichern wir 30 Tage, damit unser Team Fragen nachverfolgen kann, die der Assistent nicht klären konnte, und um unsere Hilfe zu verbessern. Danach löschen wir ihn automatisch. Nennen Sie im Chat Ihre E-Mail-Adresse, können wir Ihnen per E-Mail antworten. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Anfragen je Tag mit einer gekürzten Prüfsumme Ihrer IP-Adresse und löschen diesen Zähler nach sieben Tagen. Bitte schreiben Sie keine sensiblen Daten in den Chat.

Rechtsgrundlage Chat: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Fragen zu Ihren Sendungen und Ihrem Vertrag, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Fragen schnell zu beantworten und offene Fragen nachzuverfolgen.

Empfänger Chat: Anthropic (siehe Abschnitt 6).

5.7 Kündigung und Widerruf über die Online-Funktionen

Daten bei der Kündigung: Name, E-Mail-Adresse, betroffener Vertrag, gewünschter Zeitpunkt, Grund (freiwillig), Zeitpunkt des Eingangs, IP-Adresse.

Daten beim Widerruf: Name, E-Mail-Adresse, ob Pass, Abo oder Sendung, Ihre Angaben zum Vertrag (freiwillig), Zeitpunkt des Eingangs, IP-Adresse, die berechnete und die erstattete Summe.

Zweck: Ausführung und Nachweis Ihrer Kündigung nach § 312k BGB mit Bestätigung als PDF, Bearbeitung und Nachweis Ihres Widerrufs nach § 356a BGB mit Eingangsbestätigung per E-Mail, Erstattung über Stripe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Speicherdauer: drei Jahre ab Ende des Jahres der Kündigung oder des Widerrufs.

5.8 Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen ein Cookie, das technisch notwendig ist: fp_s hält Sie nach der Anmeldung 30 Tage angemeldet. Im Speicher Ihres Browsers (Local Storage) merken wir uns Sprache, Land und Währung, die Sie gewählt haben. Diese Angaben bleiben auf Ihrem Gerät.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Einzelheiten in der Cookie-Übersicht.

5.9 Reichweitenmessung und Werbung, nur mit Einwilligung

Wenn Sie im Hinweis unten auf der Seite auf Akzeptieren klicken, laden wir Google Analytics und Google Ads. Vorher wird nichts davon geladen.

Daten: gekürzte IP-Adresse, Gerät, Browser, Sprache, ungefährer Standort, aufgerufene Seiten, Herkunft des Besuchs, Klicks auf Anzeigen und abgeschlossene Bestellungen mit Betrag und Bestellnummer. Google setzt dafür Cookies wie _ga, _ga_* und _gcl_au.

Zweck: messen, wie Besucher faxpostal finden und nutzen, und den Erfolg unserer Anzeigen bei Google messen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit über Cookie Einstellungen unten auf jeder Seite widerrufen. Der Widerruf gilt für die Zukunft.

Empfänger: Google (siehe Abschnitt 6).

Speicherdauer: Die Cookies von Google bleiben bis zu 2 Jahre, _gcl_au 90 Tage. Daten in Google Analytics löschen wir nach 14 Monaten.

6. Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Mit den Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO, für Übermittlungen in Drittländer zusätzlich die Grundlagen aus Abschnitt 7.

Vercel Inc.
440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA
Zweck: Hosting der Website und unserer Server
Übermittlung in die USA: Vercel ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Supabase Inc.
Zweck: Datenbank und Dateispeicher, Standort USA (Region US-Ost)
Übermittlung in die USA: Standardvertragsklauseln

Stripe, Inc.
354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA
Zweck: Zahlungsabwicklung, gespeichertes Zahlungsmittel für die Abbuchungen im Abo
Für eigene Zwecke wie Betrugsvermeidung und gesetzliche Pflichten ist Stripe selbst verantwortlich.
Datenschutzerklärung: https://stripe.com/de/privacy

Telnyx LLC
311 W Superior St, Suite 504, Chicago, IL 60654, USA
Zweck: Übertragung Ihrer Faxe über das Telefonnetz, Sendestatus
Übermittlung in die USA: Standardvertragsklauseln beziehungsweise EU-U.S. Data Privacy Framework

A&O Fischer GmbH & Co. KG (LetterXpress)
Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe), Deutschland
Zweck: Druck, Kuvertierung und Einlieferung Ihrer Briefe und Einschreiben bei der Deutschen Post

Deutsche Post AG
Charles-de-Gaulle-Straße 20, 53113 Bonn, Deutschland
Zweck: Beförderung und Zustellung Ihrer Briefe, Sendungsverfolgung bei Einschreiben. Die Deutsche Post ist für die Beförderung selbst verantwortlich.

ConvertAPI, UAB
Lauksargio g. 111, LT-10105 Vilnius, Litauen
Zweck: Umwandlung von Word, Excel, HEIC und TIFF in PDF. Andere Formate wandeln wir selbst um.

Sendinblue SAS (Brevo)
17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich
Zweck: Versand unserer E-Mails aus Abschnitt 5.5, Empfang und Versand der E-Mails im Kundenservice aus Abschnitt 5.6

Anthropic, PBC
548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA
Zweck: Antworten des KI Assistenten im Chat und Antwortvorschläge im Kundenservice aus Abschnitt 5.6
Übermittlung in die USA: Standardvertragsklauseln. Anthropic nutzt die Daten nicht zum Training seiner Modelle.

Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Zweck: Google Analytics und Google Ads aus Abschnitt 5.9, nur mit Ihrer Einwilligung
Übermittlung in die USA an Google LLC: Google ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Für unser Postfach hilfe@faxpostal.com nutzen wir einen E-Mail-Anbieter, der Ihre Nachrichten in unserem Auftrag speichert.

7. Übermittlung in Drittländer

Wir selbst haben unseren Sitz in den USA. Unsere Server, unsere Datenbank und einige Dienstleister befinden sich ebenfalls in den USA. Übermittlungen dorthin stützen wir auf:

• Art. 45 DSGVO: den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist
• Art. 46 DSGVO: Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914)

Restrisiko: US-Behörden können unter bestimmten Voraussetzungen auf Daten in den USA zugreifen. Wir halten das Risiko klein: Wir speichern nur, was für Ihre Sendung nötig ist, löschen Dokumente direkt nach dem Versand und geben Kartendaten gar nicht erst in unsere Systeme.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Ihr Konto können Sie in den Einstellungen selbst löschen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dafür formlos an hilfe@faxpostal.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes. In Deutschland ist das die Landesdatenschutzbehörde Ihres Bundeslandes. Eine Liste finden Sie bei der Bundesbeauftragten für den Datenschutz: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html

9. Pflicht zur Bereitstellung

Für eine Sendung brauchen wir die Angaben, die für Fax oder Brief nötig sind, und Ihre E-Mail-Adresse für Bericht und Beleg. Ohne diese Angaben können wir die Sendung nicht ausführen.

10. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO). Die Texterkennung schlägt nur Faxnummern und Anschriften vor, die Sie prüfen.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.