Faksin lähetysraportti: mitä se näyttää ja miten sitä käytetään
Mitä raportissa lukee
| Tieto | Merkitys |
|---|---|
| Päivämäärä ja kellonaika | siirron alku ja loppu jokaiselle sivulle |
| Vastaanottajan numero | valittu faksinumero maatunnuksineen |
| Vastaanottavan laitteen tunnus | nimi tai numero, jonka vastaanottava laite ilmoittaa |
| Sivut | kuinka monta sivua lähetettiin ja vahvistettiin |
| Tulos | OK tai syy, miksi lähetys ei onnistunut |
Mitä merkintä OK tarkoittaa
Faksilaitteet viestivät keskenään kiinteän protokollan mukaan, joka on Kansainvälisen televiestintäliiton suositus T.30. Jokaisen sivun jälkeen vastaanottava laite ilmoittaa, onko sivu tullut perille. Jos raportissa lukee OK, laite on vahvistanut jokaisen sivun.
Mitä raportti ei näytä
- Onko joku lukenut tai tulostanut faksin.
- Kuuluuko faksinumero todella halutulle vastaanottajalle. Vastaanottavan laitteen tunnus auttaa tässä, mutta sen voi asettaa vapaasti.
- Sivujen sisältöä. Poistamme tiedostosi lähetyksen jälkeen, joten säilytä lähetetty dokumentti itse yhdessä raportin kanssa.
Näin käytät raporttia
Tallenna raportti yhdessä lähetetyn dokumentin kanssa. Monissa maissa lähetysraporttia, jossa lukee OK, pidetään viitteenä siitä, että faksi on tullut perille, mutta ei varmana todisteena. Tärkeissä määräajoissa kannattaa siksi käyttää toista, riippumatonta kanavaa: samaa kirjettä postitse. Katso Faksi ja kirje rinnakkain.
faxpostalissa löydät kaikki raportit tililtäsi. Säilytysajan valitset asetuksista: 90 päivää, 1 vuosi tai 10 vuotta.
Usein kysyttyä
Miksi vastaanottavan laitteen kohdalla ei lue mitään?
Jotkin faksilaitteet eivät ilmoita tunnusta. Se ei muuta sitä, että sivut on vahvistettu.
Saanko raportin myös sähköpostilla?
Kyllä, jos pidät asetuksen päällä. Raportti on lisäksi aina tililläsi.
Mitä raportissa lukee, jos lähetys ei onnistunut?
Syy, esimerkiksi linja varattu, ei vastausta tai numerossa ei ole faksilaitetta. Tällaisista sivuista emme veloita.
Lähteet
- ITU-T:n suositus T.30, menettelyt asiakirjojen siirtoon faksilla, itu.int